Nama                            : Fransiska Berliana Sari

NIM                               : 7101418111

Mata Kuliah                  : Administrasi Perkantoran Berbasis Digital

Hari dan Jam               : Selasa, 07.00-08.30

Dosen Pengampu       : Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.

PENGEMBANGAN SISTEM KEUANGAN PEMUDA GEREJA BERBASIS ELEKTRONIK DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS DI GEREJA KRISTEN JAWA TENGAH UTARA SEMARANG II (GKJTU SEMARANG II)

 

A.    Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat sangat berpengaruh terhadap kemajuan organisasi dalam menjalankan aktivitasnya, baik dengan menggunakan komputer ataupun internet. Teknologi ini juga sangat berguna untuk mempermudah atau mempercepat suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi, baik itu organisasi yang berorientasi profit ataupun organisasi non profit.

Terdapat dua jenis organisasi, yaitu organisasi profit maupun organisasi non profit. Organisasi non profit adalah suatu organisasi yang bersasaran pokok untuk mendukung suatu isu atau perihal di dalam menarik perhatian publik untuk suatu tujuan yang tidak komersil, tanpa ada perhatian terhadap hal-hal yang bersifat mencari laba (moneter). Organisasi non profit sangat bergantung pada pemberian dana dan donatur untuk membiayai aktivitas dan kelangsungan hidup organisasinya. Organisasi non profit merupakan sebuah organisasi yang memiliki tiga karakteristik yang berbeda dengan usaha bisnis lainnya. Tiga karakteristik tersebut adalah : 1) Adanya kontribusi sumber daya dari penyandang dana yang tidak mengharapkan adanya pengembalian sebanding, 2) Operasional perusahaan tidak bertujuan menyediakan barang atau jasa dengan maksud laba, 3) Tidak adanya kepentingan pemilik seperti perusahaan pada umumnya.

Gereja merupakan salah satu organisasi non profit yang memerlukan sistem informasi. Salah satunya sistem informasi keuangan. Gereja memiliki tanggungjawab untuk memberikan informasi mengenai kondisi keuangan gereja dalam bentuk laporan. Laporan keuangan gereja dibuat secara berkala untuk kepentingan stakeholder-nya, yaitu jemaat, donatur, dan pemerintah, dalam rangka akuntabilitas dan transparansi keuangannya untuk digunakan dalam pengambilan keputusan dalam organisasi. Jemaat menjadi stakeholder utama gereja, karena sumber pendapatan utama gereja berasal dari uang persembahan syukur dari jemaat. Sistem informasi keuangan yang baik tentunya akan mampu membuat efisiensi dan efektivitas kinerja pengelola gereja. Misalnya gereja yang pada awalnya menggunakan sistem pencatatan manual dengan kendala lamanya pencarian data kemudian menggunakan sistem pencatatan yang terkomputerisasi akan lebih cepat ketika melakukan pencarian data. Salah satu alasan mengapa gereja juga harus mengikuti perkembangan teknologi adalah tuntutan perumbuhan organisasi yang menyebabkan perlunya sistem baru yang mampu menyajikan informasi yang lebih efektif. Perkembangan organisasi gereja menuntut dimilikinya sebuah sistem database dalam sistem informasinya yang mampu menangkap data yang semakin kompleks, sehingga hal ini akan mempermudah pengelompokan dan pengambilan data tersebut.

Sistem informasi gereja dapat digunakan untuk mengelola data keuangan maupun data non keuangan gereja yang dapat disimpan dalam sebuah database. Penyimpanan data yang baik dan rapi juga akan membuat pencarian data menjadi lebih mudah. Dari sisi keuangan, data dapat berupa pemasukan dan pengeluaran gereja. Pemasukan gereja dapat berupa kolekte atau persembahan lainnya. Sedangkan pengeluaran gereja dapat berupa pembelian sarana gereja dan keperluan kegiatan, berbagai sumbangan dan biaya lain-lain yang bersifat khusus. Sementara dari sisi non keuangan data dapat berupa daftar jemaat yang dimiliki gereja, struktur organisasi dalam gereja dan dapat memberikan informasi tentang berbagai macam kegiatan yang dilakukan gereja. Dengan demikian sistem informasi sangat bermanfaat bagi gereja, dalam mengelola dan mengakses data-data keuangan maupun data-data non keuangan gereja.

Gereja Kristen Jawa Tengah Utara Semarang II (GKJTU Semarang II) merupakan salah satu gereja yang terletak di Semarang Utara. Gereja ini memiliki sistem keuangan yang masih menggunakan sistem manual yang ditulis ke dalam buku. Kelemahan sistem keuangan pemuda di gereja ini adalah saat pemakai informasi membutuhkan informasi tersebut dibutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencarinya, serta memungkinkan terjadinya penyimpangan, salah penafsiran dan ketidaktepatan dalam menginput data. Padahal gereja sudah memiliki fasilitas komputer dan perangkatnya yang memadai untuk pemakaian sistem terkomputerisasi. Sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki golongan pemuda gereja yaitu bendahara  juga memiliki pengetahuan tentang sistem database, sehingga saat gereja memakai sistem keuangan database bendahara dapat menggunakannya untuk mempermudah pekerjaannya dalam menginput data dan membuat laporan-laporan yang diperlukan.

Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, penulis tertarik untuk membuat sebuah aplikasi sederhana untuk sistem keuangan pemuda gereja di Gereja Kristen Jawa Tengah Utara Semarang II (GKJTU Semarang II). Beberapa program aplikasi yang tersedia untuk mengelola dan mengolah data menjadi laporan keuangan seperti Microsoft Excel, MYOB Accounting, SAGE ACCPAC ERP, K-Sytem Indonesia, ACCURATE V3 Standar dan Microsoft Access. Salah satu program aplikasi yang akan digunakan dalam proyek mandiri ini yaitu Microsoft Access. Microsoft Access merupakan aplikasi pembuatan database yang diciptakan raksasa Microsoft Coporation. Microsoft Access adalah sofware yang tepat untuk mengolah berbagai macam data menjadi sebuah kumpulan informasi terstruktur yang siap pakai. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi kecil seperti, program untuk data siswa, pegawai, transaksi di koperasi, penjualan untuk toko dan usaha kecil sampai menengah lainnya. Microsoft Access memberikan keleluasaan bagi pengguna untuk mengembangkan tabel basis data, query, formulir, dan laporan sesuai dengan keinginan secara cepat. Keunggulan yang dimiliki Microsoft Access yaitu menambahkan data baru ke database seperti item baru dalam persediaan, mengedit data dalam database seperti mengubah lokasi item tertentu, menghapus informasi jika item dibuang dan tidak berguna. Sedangkan kelemahan dari Microsoft Access adalah jika data diakses melalui jaringan, aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien atau server.

Diharapkan dengan dibuatnya aplikasi sederhana untuk sistem informasi keuangan dapat memberikan solusi bagi permasalahan yang ada. Keunggulan dari sistem keuangan pemuda yang dirancang ini adalah untuk mempermudah dan membantu pengguna dalam melakukan pencatatan transaksi sehingga mampu menghasilkan sistem informasi keuangan yang handal. Dengan demikian, sistem informasi keuangan tersebut dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat bagi organisasi. Kelemahan dari sistem keuangan pemuda tersebut adalah fitur yang tersedia terbatas, hanya menyajikan fitur-fitur sesuai kebutuhan pengguna di masa kini. Jika suatu saat pengguna memiliki transaksi yang melibatkan berbagai fitur dan modul yang tidak tersedia saat ini, maka pengguna harus mendapat edukasi atau bantuan dari pemakai yang lebih ahli.

B.     Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang didapat dari latar belakang masalah diatas adalah: Bagaimana rancangan sistem informasi keuangan pemuda gereja di Gereja Kristen Jawa Tengah Utara Semarang II (GKJTU Semarang II) ?

C.    Tujuan

Berdasarkan rumusan permasalahan diatas, didapatkan tujuan dari penulisan ini adalah untuk merancang sistem informasi keuangan pemuda gereja agar dapat membantu efisiensi kerja dari bendahara pemuda di Gereja Kristen Jawa Tengah Utara Semarang II (GKJTU Semarang II) serta agar dapat mengatasi pemasalahan dalam sistem yang lama.

D.    Manfaat

Manfaat yang diperoleh dari pembuatan aplikasi untuk sistem informasi keuangan pemuda gereja adalah sebagai berikut :

1. Sebagai bahan evaluasi dan masukan terhadap sistem informasi keuangan pemuda gereja yang ada saat ini, untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja bendahara pemuda gereja.
2. Memberikan rancangan sistem informasi keuangan pemuda gereja yang terkomputerisasi, sehingga dapat membantu mengelola keuangan pemuda gereja.
3. Memberikan keluaran (output) berupa laporan pemasukan, laporan pengeluaran, laporan bulanan keuangan Pemuda Gereja Kristen Jawa Tengah Utara Semarang II (GKJTU Semarang II) sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dalam perencanaan dan pengelolaan kegiatan gereja.

E.     Rencana Rancangan Aplikasi Sistem Informasi Keuangan Pemuda Gereja

Aplikasi sistem informasi keuangan pemuda gereja merupakan aplikasi sederhana untuk melakukan pencatatan pemasukan dan pengeluaran keuangan dalam organisasi pemuda di gereja serta untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan data. Tujuan dari aplikasi ini supaya bendahara dapat melakukan pengelolaan secara terstruktur, lengkap dan efisien, serta memudahkan dalam pengurusan pembuatan laporan ketika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Aplikasi sederhana ini berisi menu sebagai berikut :
1.      Transaksi
2.      Laporan

Keterangan :
1.      Transaksi

       Transaksi merupakan tabel di mana terdapat kolom-kolom mengenai kegiatan transaksi pemasukan dan pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi pemuda gereja yang nantinya dapat dijadikan sebagai laporan.

2.      Laporan

       Menu laporan digunakan apabila membutuhkan informasi mengenai rincian kegiatan keuangan. Laporan yang tersedia berupa :

       a.      Laporan Pengeluaran adalah laporan yang berisi rincian kegiatan keuangan yang dikeluarkan.

       b.      Laporan Pemasukan adalah laporan yang berisi rincian kegiatan keuangan yang diterima.

       c.      Laporan Bulanan adalah laporan yang berisi rincian kegiatan pemasukan dan pengeluaran keuangan dalam periode satu bulan.

F.     Hasil Identifikasi

Tabel Identifikasi

Tanggal	Jenis Transaksi	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo

Keterangan :
1.      Tanggal

       Tanggal digunakan untuk mengetahui waktu terjadinya suatu transaksi, baik itu pemasukan maupun pengeluaran.
2.      Jenis Transaksi
       Jenis transaksi digunakan untuk mengetahui kegiatan transaksi yang dilakukan.
3.      Keterangan
       Keterangan digunakan untuk memberikan penjelasan lebih lanjut mengenai kegiatan transaksi yang dilakukan.
4.      Debet
       Debet digunakan untuk mengetahui nominal transaksi pengeluaran pada saat itu.
5.      Kredit
       Kredit digunakan untuk mengetahui nominal transaksi pemasukan pada saat itu.
6.      Saldo
       Saldo digunakan untuk mengetahui nominal yang telah dilakukan perhitungan.